1

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
I FORBINDELSE MED ADMINISTRATION AF VENTELISTE HOS
SVENDBORG ANDELS-BOLIGFORENING

1. Indledning
1.1 Som opnoteret på Svendborg Andels-Boligforenings (SAB’s) venteliste behandler vi en række oplysninger om dig elektronisk. Vi er derfor forpligtede til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig vi indhenter, registrerer eller i øvrigt behandler, og hvad formålet med behandlingen er mv.

2. Formål mv.
2.1 Når du opnoterer dig på vores venteliste, bliver du bedt om at opgive en række personoplysninger. Oplysningerne er nødvendige for, at vi kan registrere dig som boligsøgende, kontakte dig med boligtilbud og informere dig om nyheder relateret til din boligsøgning.

2.2 Vi skal endvidere bruge oplysningerne, når vi skal kontakte dig om betaling af gebyr, således at du kan bevare din plads på ventelisten.

2.3 De oplysninger, du giver os, bliver kun brugt i forbindelse med vores administration af ventelisten samt den eventuelle senere udlejning af bolig til dig.

3. Personoplysninger
3.1 Som led i opnoteringen på ventelisten behandler vi følgende oplysninger om dig:
• Navn
• Adresse
• Fødselsdato
• E-mailadresse
• Ansøgernummer
• Telefonnummer
• Oplysninger om ægtefælle/samlever i relevant omfang
• Antallet af børn i relevant omfang
• Oplysninger om ønsker til den bolig, du søger, herunder om du har særlige behov eller ønsker

3.2 Herudover beder vi om samtykke til at behandle dit personnummer (cpr-nummer). Dette sker, da vi har behov for at kunne identificere dig, dels grundet det løbende mellemværende mellem os (din løbende betaling for ventelistepladsen) men også af praktiske og administrative hensyn. Vi har således bl.a. behov for at kunne sikre os, at det er den rigtige person, der er skrevet op til boligen, og at den efterfølgende vil blive udlejet til den rigtige person. Dit personnummer vil ikke blive brugt til at finde din folkeregisteradresse – og du er derfor forpligtiget til at informere SAB om din adresse, hvis du vil sikre din plads på ventelisten.

3.3 Derudover kan vi behandle oplysninger om dine eventuelle særlige behov, herunder med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, som i visse sammenhænge kan give dig fortrinsret på vores venteliste.

4. Sikkerhed mv.
4.1 Vi behandler dine oplysninger fortroligt og videregiver dem ikke til tredjemand, medmindre vi efter lovgivningen har hjemmel hertil, fx hvis du giver dit samtykke.

4.2 SAB har implementeret såvel tekniske som organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Disse har til formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataloven.

Dette indebærer bl.a., at vi har en række sikkerhedsprocedurer, ligesom vi benytter firewall, virusbeskyttelse, anti-spywareprogrammer og øvrige foranstaltninger, som sikrer mod ondsindet udnyttelse af sårbarheder i anvendte it-programmer mv.

4.3 Personoplysningerne behandles endvidere af SAB’s IT-leverandør, Unik System Design A/S, der er vores eksterne leverandør/serviceudbyder (databehandler). Oplysningerne anvendes alene til afvikling af drift, herunder fejlfinding, og inden for rammerne af den databehandleraftale, vi har indgået.

5. Sletning
5.1 Hvis du ikke har betalt gebyr for en ny periode, og hvis du ikke reagerer på påmindelse herom, slettes dine oplysninger fra ventelisten med udgangen af den periode, som du har betalt gebyr for.

5.2 Du kan til enhver tid anmode om at blive slettet fra ventelisten.

5.3 Vi sletter dog ikke oplysninger, hvis vi er forpligtede efter lovgivningen til at opbevare dem, fx til bogføringsmæssige formål. Ligeledes vil oplysningerne ikke blive slettet, hvis det er nødvendigt for os at behandle dem til brug for udlejning af bolig. I så fald vil oplysningerne blive benyttet til administration af dit lejeforhold i henhold til vores retningslinjer herfor.

6. Dine rettigheder mv.
6.1 Dataansvar mv.

6.1.1 SAB er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os i forbindelse med administration af ventelisten, og SAB har således i henhold til persondataloven ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.

6.2 Oplysningspligt

6.2.1 Persondataloven giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler persondata om dig elektronisk. Og loven pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.

6.3 Indsigt, berigtigelse mv.

6.3.1 Du har også ret til at få at vide, hvilke oplysninger om dig vi har samlet i forbindelse med vores administration af ventelisten, og du har ret til at se oplysningerne. Du har ret til at bede om, at vi retter eller sletter oplysninger, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk. Og vi har pligt til at tage stilling til din anmodning.

6.3.2 I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Vi kan dog fortsat behandle de personoplysninger, som ikke baserer sig på dit samtykke.

6.4 Yderligere oplysninger

6.4.1 I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til persondataloven, har du altid mulighed for at kontakte administrationen. Du kan læse mere om persondataloven og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag.